WEBVTT
Kind: captions
Language: de

00:00:01.560 --> 00:00:04.280
Die meisten Organisationen,
die viel Zeit und Aufwand

00:00:04.290 --> 00:00:07.770
in das Designen und Dokumentieren
ihrer ITIL®-Prozesse stecken,

00:00:07.770 --> 00:00:12.570
möchten diese Prozesse natürlich auch
überall in ihrer Organisation bekannt machen.

00:00:13.020 --> 00:00:15.020
Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

00:00:15.520 --> 00:00:19.220
Sie können z.B. einfach die Visio®-Diagramme
irgendwo in einem Ordner

00:00:19.220 --> 00:00:22.939
auf Ihrem Netzwerk ablegen,
wo alle darauf Zugriff haben.

00:00:22.939 --> 00:00:25.439
Das funktioniert natürlich
ohne Weiteres,

00:00:25.439 --> 00:00:28.669
aber manche unserer Kunden
verwenden Microsoft® SharePoint®

00:00:28.669 --> 00:00:31.849
zum Managen und Veröffentlichen
der ITIL-Prozessdiagramme -

00:00:31.849 --> 00:00:34.660
und heute zeige ich Ihnen
einige Beispiele dazu,

00:00:34.660 --> 00:00:38.660
wie die ITIL®-Prozesslandkarte für Visio
mit SharePoint verwendet werden kann.

00:00:40.160 --> 00:00:43.680
Was wir hier sehen ist meine
spezielle Ausprägung von SharePoint,

00:00:43.680 --> 00:00:46.820
die in Office365™ enthalten ist.

00:00:46.820 --> 00:00:50.780
Auf meiner SharePoint-Site habe ich
eine Dokument-Bibliothek angelegt,

00:00:50.780 --> 00:00:53.080
die alle Verzeichnisse
und Dateien enthält,

00:00:53.080 --> 00:00:56.460
aus denen die
ITIL®-Prozesslandkarte besteht.

00:00:56.900 --> 00:00:59.920
Als erstes gehen wir jetzt
in den Ordner für die Diagramme

00:00:59.929 --> 00:01:04.150
und suchen das Übersichts-Diagramm
über den ITIL-Service-Lifecycle.

00:01:04.800 --> 00:01:06.320
Hier ist es schon,

00:01:06.320 --> 00:01:08.060
und wenn wir jetzt
auf die Datei klicken,

00:01:08.060 --> 00:01:11.280
dann wird das Prozessdiagramm
nicht in Visio geöffnet,

00:01:11.280 --> 00:01:14.320
sondern direkt hier
im Browser angezeigt.

00:01:14.580 --> 00:01:19.040
Wir brauchen also kein Visio, wenn
wir das Diagramm nur ansehen wollen.

00:01:19.360 --> 00:01:24.400
Das funktioniert deshalb, weil es in SharePoint
die sogenannten "Visio Web Services" gibt,

00:01:24.400 --> 00:01:28.480
die Visio-Diagramme auf einer
SharePoint-Site darstellen können.

00:01:29.120 --> 00:01:31.260
Hier am unteren Rand
gibt es einen Schieber,

00:01:31.260 --> 00:01:34.580
mit dem wir das Diagramm vergrößern
oder verkleinern können,

00:01:34.580 --> 00:01:37.680
und wenn wir die linke
Maustaste gedrückt halten,

00:01:37.680 --> 00:01:41.640
dann können wir das Diagramm auch ganz einfach
mit der Maus hin- und herschieben.

00:01:42.300 --> 00:01:44.320
Wenn wir auf einen Prozess klicken,

00:01:44.320 --> 00:01:46.260
wie zum Beispiel auf "Service-Betrieb"
[ "Service Operation" ]

00:01:46.260 --> 00:01:48.980
dann gelangen wir damit
zum verlinkten Diagramm,

00:01:48.980 --> 00:01:53.880
in dem wir weitere Details zum
Service-Betriebsprozess zu sehen bekommen.

00:01:54.400 --> 00:01:56.500
Von hier können wir dann weiter gehen,

00:01:56.510 --> 00:01:59.750
zum Beispiel in den
"Incident-Management"-Prozess hinein

00:01:59.750 --> 00:02:03.910
und dann noch weiter hinab
zu einem Incident-Management-Subprozess.

00:02:04.820 --> 00:02:08.340
In dieser SharePoint-Site können wir also
navigieren und auf Links klicken,

00:02:08.349 --> 00:02:11.060
genauso wie wir das auch
in Visio tun würden.

00:02:11.060 --> 00:02:16.299
Und wir können detaillierte Informationen
über die Prozesse und Datenobjekte anzeigen,

00:02:16.299 --> 00:02:19.219
indem wir das
"Shape-Info"-Fenster einschalten.

00:02:19.580 --> 00:02:23.480
Wenn dieses Fenster offen ist,
können wir auf jedes Prozess-Shape klicken,

00:02:23.480 --> 00:02:26.340
um den für den Prozess
definierten Link zu sehen,

00:02:26.340 --> 00:02:30.080
und außerdem dessen Namen
und die Kurzbeschreibung.

00:02:30.500 --> 00:02:34.680
Was wir hier im Info-Fenster sehen,
entspricht natürlich den "Shape-Daten-Feldern",

00:02:34.689 --> 00:02:36.669
die wir aus Visio kennen.

00:02:37.400 --> 00:02:39.900
Dasselbe funktioniert auch für Datenobjekte.

00:02:40.480 --> 00:02:43.600
Wenn wir z.B. auf das
"Incident-Record"-Shape klicken,

00:02:43.600 --> 00:02:46.700
sehen wir im Info-Fenster
den Link zur Checkliste,

00:02:46.700 --> 00:02:50.300
den Namen des Objekts
und auch wieder eine kurze Beschreibung.

00:02:50.920 --> 00:02:55.300
Und selbstverständlich funktionieren hier
in SharePoint auch die Links zu den Checklisten:

00:02:55.640 --> 00:02:59.720
Ein Klick auf den "Incident Record"
öffnet die entsprechende Checkliste -

00:02:59.720 --> 00:03:04.540
oder, genauer gesagt,
zeigt die Checkliste im Browser an.

00:03:05.160 --> 00:03:09.560
All das ist möglich, ohne dass Visio
auf dem Computer installiert sein muss.

00:03:09.980 --> 00:03:13.120
Das bedeutet, dass alle in Ihrer
Organisation, die sich

00:03:13.120 --> 00:03:17.819
die Prozessdiagramme nur ansehen wollen,
keine Visio-Lizenz benötigen,

00:03:17.819 --> 00:03:20.469
was manchmal ein großer Vorteil ist.

00:03:20.980 --> 00:03:23.460
Wenn Sie allerdings die Diagramme
ändern möchten,

00:03:23.460 --> 00:03:26.140
dann ist sehr wohl Visio erforderlich.

00:03:26.700 --> 00:03:31.100
Um ein Diagramm zu editieren,
klicken Sie einfach auf "Öffnen in Visio"

00:03:31.120 --> 00:03:32.300
- ... hier oben.

00:03:32.300 --> 00:03:35.359
Das Diagramm wird dann
vom SharePoint-Server geladen,

00:03:35.359 --> 00:03:39.319
und wenn es geöffnet ist, können Sie
nach Belieben Änderungen vornehmen.

00:03:40.100 --> 00:03:42.620
Für den Moment ändere ich
hier nur eine Kleinigkeit,

00:03:42.620 --> 00:03:46.500
da ich Ihnen ja nur zeigen will,
wie es prinzipiell funktioniert.

00:03:47.200 --> 00:03:49.960
Wenn wir fertig sind,
speichern wir das Diagramm,

00:03:49.960 --> 00:03:53.240
schließen Visio und
gehen zurück nach SharePoint -

00:03:53.240 --> 00:03:56.280
wo wir die Seite
als erstes neu laden müssen,

00:03:56.290 --> 00:04:00.110
damit wir den neuen, aktuellen Stand
des Diagramms angezeigt bekommen.

00:04:00.600 --> 00:04:04.940
Und hier ist der geänderte Text
in der ersten Aktivität nun zu sehen.

00:04:06.520 --> 00:04:10.480
Als nächstes gehen wir nun wieder
zurück zu meiner Dokument-Bibliothek,

00:04:10.480 --> 00:04:13.540
da ich Ihnen noch zeigen möchte,
dass SharePoint Ihnen auch

00:04:13.549 --> 00:04:18.129
beim Managen von Zugriffsrechten auf
die ITIL-Prozessdiagramme helfen kann.

00:04:18.540 --> 00:04:20.940
Das ist deshalb wichtig, weil in der Regel

00:04:20.940 --> 00:04:24.620
alle Mitarbeiter in der Lage sein sollen,
die Prozesse zu sehen,

00:04:24.620 --> 00:04:28.600
aber nur ganz bestimmte Personen
sollen Änderungen durchführen können.

00:04:28.910 --> 00:04:32.250
Z.B. könnte der "Incident-Manager"
der Einzige sein,

00:04:32.250 --> 00:04:35.700
der die Incident-Management-Prozesse
ändern darf.

00:04:35.700 --> 00:04:39.560
Um die Berechtigungen für
eine einzelne Datei einzustellen,

00:04:39.560 --> 00:04:43.700
klicken Sie auf "Share", um die
Optionen für das Teilen anzuzeigen.

00:04:44.000 --> 00:04:48.220
In dem Dialog, der sich dann öffnet,
können Sie weitere User auswählen

00:04:48.230 --> 00:04:51.710
und diesen die Berechtigung
zum Bearbeiten einräumen.

00:04:52.160 --> 00:04:55.520
Hier z.B. fügen wir einen User
namens Mark hinzu,

00:04:55.520 --> 00:04:58.140
der die Prozessdiagramme
nun ändern kann.

00:04:58.140 --> 00:05:00.920
Alle anderen können sie nur ansehen.

00:05:01.720 --> 00:05:05.820
Solche Berechtigungen können Sie
auf der Ebene einzelner Dateien regeln

00:05:05.820 --> 00:05:06.820
- wie gerade gezeigt,

00:05:06.820 --> 00:05:09.880
aber natürlich auch
auf der Ebene von Verzeichnissen

00:05:09.880 --> 00:05:13.020
oder sogar für die ganze
Dokument-Bibliothek;

00:05:13.020 --> 00:05:16.040
was immer für Sie am besten funktioniert.

00:05:16.640 --> 00:05:21.100
Also, in SharePoint können Sie bestimmen,
wer die Prozessdiagramme ändern darf -

00:05:21.100 --> 00:05:26.020
und Sie können darüber hinaus eine
komplette Historie der Änderungen pflegen.

00:05:26.560 --> 00:05:30.380
Um die Versions-Historie einer
bestimmten Datei anzuzeigen,

00:05:30.390 --> 00:05:33.710
klicken Sie auf den entsprechenden
Befehl im Kontext-Menü.

00:05:34.080 --> 00:05:36.560
Hier, im Falle der
Incident-Management-Datei,

00:05:36.560 --> 00:05:38.800
gibt es im Moment zwei Versionen,

00:05:38.800 --> 00:05:42.440
eine aktuelle Version
und eine vorhergehende.

00:05:42.780 --> 00:05:45.220
Und um Ihnen zu zeigen,
wie genau das funktioniert,

00:05:45.220 --> 00:05:49.100
erstellen wir nun noch kurz
eine weitere Version dieser Datei.

00:05:50.100 --> 00:05:53.020
Bevor wir mit der Erstellung
einer neuen Version beginnen,

00:05:53.020 --> 00:05:57.140
ist es jedoch immer eine gute Idee,
die Datei "auszuchecken".

00:05:57.140 --> 00:06:01.740
Damit stellen wir sicher, dass kein anderer
Änderungen an der Datei vornehmen kann,

00:06:01.740 --> 00:06:04.120
während wir daran arbeiten.

00:06:04.640 --> 00:06:07.860
Wenn die Datei ausgecheckt ist,
öffnen wir sie in Visio

00:06:07.870 --> 00:06:11.070
und ändern die Prozessdiagramme
wie erforderlich.

00:06:11.680 --> 00:06:15.160
Wieder nehme ich hier nur
eine kleine Änderung vor, wie z.B.

00:06:15.160 --> 00:06:17.380
das Hinzufügen einer neuen Aktivität

00:06:17.380 --> 00:06:20.900
zu einem Sub-Prozess
hier im Incident-Management.

00:06:21.700 --> 00:06:24.840
Wenn alles gut aussieht,
speichern wir das Prozessdiagramm

00:06:24.840 --> 00:06:27.060
und checken die Datei wieder ein.

00:06:27.740 --> 00:06:30.980
Wie Sie sehen, kann das direkt
hier in Visio erledigt werden,

00:06:30.990 --> 00:06:32.780
und beim Einchecken können wir auch

00:06:32.780 --> 00:06:36.060
ein kurze Beschreibung
der Änderungen mit eingeben.

00:06:36.540 --> 00:06:40.080
Dann klicken wir auf "o.k.",
um den Check-In abzuschließen

00:06:40.080 --> 00:06:42.400
und gehen zurück zur SharePoint-Site,

00:06:42.400 --> 00:06:47.620
wo wir die Seite erst wieder neu laden müssen,
damit die Änderungen sichtbar werden.

00:06:48.480 --> 00:06:50.660
Die Versionshistorie zeigt nun oben

00:06:50.670 --> 00:06:53.430
die dritte, soeben erstellte
neue Version an,

00:06:53.430 --> 00:06:56.020
mit der kurzen Beschreibung
der Änderungen.

00:06:56.030 --> 00:07:00.610
Und wenn wir die Datei öffnen
und zum Sub-Prozess gehen,

00:07:00.610 --> 00:07:02.980
in dem wir gerade
die Änderung vorgenommen haben,

00:07:02.990 --> 00:07:05.030
dann sehen wir die neue Aktivität,

00:07:05.030 --> 00:07:08.430
die am Ende des Prozesses
hinzugekommen ist.

00:07:10.500 --> 00:07:13.980
Ich hoffe, Sie stimmen mir zu,
dass SharePoint keine schlechte Lösung ist,

00:07:13.980 --> 00:07:18.000
wenn es darum geht, die Zugriffsrechte
auf die Prozessdiagramme zu regeln

00:07:18.000 --> 00:07:21.780
und diese in der gesamten Organisation
zu veröffentlichen.

00:07:22.400 --> 00:07:25.660
Natürlich konnte ich Ihnen heute
nur einige Beispiele zeigen,

00:07:25.660 --> 00:07:31.540
wobei ich die zurzeit aktuellen Versionen
Visio und SharePoint 2013 verwendet habe.

00:07:31.920 --> 00:07:33.600
Vieles ist möglich in SharePoint,

00:07:33.600 --> 00:07:36.520
und was genau Sie tun können,
hängt ein bisschen davon ab,

00:07:36.520 --> 00:07:38.800
welche Versionen von
Visio und SharePoint

00:07:38.800 --> 00:07:40.700
bei Ihnen verfügbar sind.

00:07:41.500 --> 00:07:44.040
Das Benutzerhandbuch zur
ITIL®-Prozesslandkarte

00:07:44.040 --> 00:07:47.480
enthält dazu eine Menge
technischer Hintergrundinformationen,

00:07:47.480 --> 00:07:52.360
und wenn Sie Fragen haben, sind wir
jederzeit gerne für Sie da!

00:07:52.780 --> 00:07:55.340
[ Auf unserer Website:
Weitere Videos und alle Information ... ]

00:07:55.360 --> 00:07:57.580
[ ... zur ITIL®-Prozesslandkarte
und zur ITIL® - ISO 20000 Bridge. ]

00:07:57.580 --> 00:07:59.480
[ Kontaktieren Sie uns bitte,
wenn Sie Fragen haben! ]

00:07:59.480 --> 00:08:02.600
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